FATURALAMA SÜREÇLERİ ÜST BAŞLIĞINDA
1.1 KAYITLAMA SÜREÇLERİ
Devlet hastaneleri, sunmuş oldukları tedavi hizmetlerinin tamamına yakın kısmını, yine bu tedaviler neticesinde elde ettikleri gelirle karşılamaktadırlar (Gümüş, 2006, s. 32). Bu nedenle, gelirin sağlıklı bir şekilde paraya dönüştürülebilmesi için tedavi hizmetinin başlamasından bitişine kadar gelire etki eden bilgi ve belgelerin kayıt altına alınması, raporlanması ve ödemeci kişi ve kurumlara ulaştırılması gerekmektedir. Devlet hastaneleri bu konunun öneminin bilincinde olup, bununla ilgili örgütlenmelerini gerçekleştirmişler gelirin üretildiği her poliklinik, klinik, laboratuvar, servis vb. birimler bilgi işlem ağı ile donatmışlardır. Hastane otomasyon sistemi faturalamanın en önemli bileşenlerinden birisi haline gelmiştir (Kurt, 2008, s. 17).Faturalama süreci hasta kabul ve bilgi kayıtlaması ile başlar her aşamada kayıtlama ve sorgulama ile devam eder ödemeci kişi ve kurumlara faturanın gönderilmesi ve tahsilatı ile sona eren bir sistemdir.
1. Kayıtlama süreçleri
2. Müracaat birimlerinde kayıt süreçleri,
3. Ayaktan tanı ve tedavi hizmeti sunan birimlerde kayıt süreçleri,
4. Yatarak tanı ve tedavi hizmeti sunan birimlerde kayıt süreçleri,
5. Hizmetlere ait bilgi ve belgelerin toplanması ve teslimi süreçleri,
Kamu hastanelerinde faturalama süreçleri şematik olarak aşağıda belirtilmiştir.
Şekil 4: Faturalama Süreçleri (Kaynak: (Gümüş, 2006)’den Alınan Tablo Güncellenmiştir.)
Yukarıdaki şemada belirtilen faturalama sürecinin aşamalarını inceleyelim.
1.1.1 Bilgilerin Kayıtlanması
Bilgilerin kayıtlanması işlemi sağlık personeli ve bilgi işlem personeli tarafından, otomasyon sistemleri başta olmak üzere değişik araçlarla yapılabilmektedir. Hastanelerde sunulan hizmetler fatura edilirken ödemeci birimler tarafından fatura eklerinde bazı bilgi ve belgeler de talep edilmektedir. Ayrıca yasal mevzuatımız da sunulan hizmetlerin faturaya dönüştürülmesi aşamasında bir takım bilgi ve belgelerin fatura ekinde olmasını şart koşmaktadır. Hizmet üretilmiş olsa bile ödemeci kişi ve kuruluşlar belge eksiği nedeniyle bedel ödemesine yanaşmamakta veya yüksek oranlı kesintiler yapma eğiliminde olduklarından, hizmetlerin tam ve zamanında gelire dönüştürülebilmesi için sağlık hizmeti sunan birimler hizmetlerin kayıtlanması aşamasında azami özeni göstermelidir. Hizmetin sunumunda çalışan her aşamadaki personel hizmetin faturalanması için gerekli bilgi ve belgeleri tam ve zamanında Fatura (Gelir Tahakkuk) Birimine teslim etmelidir.
1.1.1.1 Müracaat Birimlerinde Kayıt
1. Faturalama süreci hastanın müracaatı ile başladığına göre; müracaat birimleri Poliklinik, Acil Servis ve Protokol Birimi olarak sayılabilir ve bilgi ilk olarak bu birimlerde tam ve zamanında kayıt altına alınmalıdır.
2. Müracaat birimlerine müracaat eden hastalara sunulacak hizmetlerin kayıtlanması sürecin ilk ve en önemli parçalarından birisidir. Bu birimde kayıt altına alınmayan hastaya sunulacak hiçbir hizmet fatura edilemez. Bu birimlerde hastalara sunulan hizmetlerden faturalama kaybına meydan vermemek için öncelikle,
1.1.1.1.1 Polikliniklere Müracaat
Ø Hastanın ilk müracaatı ise kimlik, sosyal güvenlik bilgileri ve iletişim bilgileri tam olarak hastane otomasyon sisteminde kayıt altına alınır.
Ø Hastanın tekrarlayan müracaatlarında bilgiler güncellenir
Ø Hasta SGK kapsamında ise provizyon alınması sağlanır ,diğer kurumlara tabi ise gerekli evraklar kontrol edilerek kayıtlar yapılır ve bazı nüshalarının alınması gerekiyorsa alınır ve tahakkuk birimine tam ve zamanında teslim edilir.
Ø Hastanın sevk işlemlerini usulüne uygun yaptırıp yaptırmadığı kontrol edilerek kaydı yapılır.
Ø Yeşil kartında geçerli vizesinin olup olmadığı kontrol edilerek kayıt altına alınır.
Ø Hasta ücretliyse tedavi bedelinin kimin tarafından ödeneceği tespit edilir ve tedavinin her aşamasında tahsili sağlanır.
3. Bu birimlerde bilgi işlem personeli çalışmaktadır.
1.1.1.1.2 Acil Servislere Müracaat
Acil servislere müracaat, tedavi hizmetleri ilgili mevzuatlara göre yapılmalıdır(SAĞLIK BAKANLIĞI, 2011/6 Sayılı Genelge)
Ø Mümkün olması halinde hastanın kimlik, sosyal güvenlik bilgileri ve iletişim bilgileri tam olarak hastane otomasyon sisteminde kayıt altına alınır.
Ø Hasta SGK kapsamında ise provizyon alınması sağlanır ,diğer kurumlara tabi ise gerekli evrakları tedavi bittikten sonra temin edilmek üzere hastadan talep edilir ve bu belgelerin takibi yapılır.
Ø Hasta ücretliyse tedavisi tamamlandıktan sonra tahsilatı yapılır. (http://totm.inonu.edu.tr)
Ø Ödeme gücü olmayan hasta ise gerekli belgeler hazırlanarak imza altına alınır ve tahakkuk birimine teslim edilir.
Ø Trafik kazaları ve adli vakalarda tedaviler bittikten sonra kolluk kuvvetlerinden sevk evrakları, adli raporları, kaza tutanakları vb. belgeler temin edilerek tahakkuk birimine teslim edilir.
Ø Bu birimde bilgi işlem personeli çalışmaktadır.
1.1.1.1.3 Protokol Hastalarının Müracaatı
Protokol hastaları kamu hastaneleri arasında imzalanan karşılıklı tetkik ve tedavi işlemlerinin yapılmasına dair protokoller ( SAĞLIK BAKANLIĞI, Strateji Geliştirme Başkanlığı Genelge, 2009/10-11-12-13) gereği müracaat eden hastaları kapsar.
Ø Bu tür hastalar sevk eden hastane tarafından muayenesi yapılmış tetkik ve tedavi için gönderilen hastalar olduğundan tekrar muayene girişi yapılmaz .
Ø Bu hastalardan müracaat bankolarında sevk belgeleri alınır ve bilgilerinin kaydı yapılır. Sevk belgeleri tahakkuk birimine teslim edilir.
Ø Bu birimde bilgi işlem personeli çalışmaktadır.
1.1.1.2 Ayaktan Tanı Tedavi Hizmeti Sunan Birimlerde Kayıt
Ø Müracaat birimlerinde ilgili hususlara dikkat edilerek hasta bilgileri sisteme kaydedilir ve ilk muayenesi sağlanır.
Ø Muayene sonunda istenilen tahlil ve tetkik girişleri yapılır, tanı girişi yapılır, muayene sonlandırması yapılır
Ø Ücretli hastalarda tedavi bedeli ödemesi sağlandıktan sonra hizmet sunumuna devam edilir.
Ø Diğer tanı ve tedavi merkezleri, laboratuvarlar, görüntüleme merkezleri de aynı yolu izlerler ve ürettikleri raporların onaylanmasını sağlamalıdır.
Ø Bu birimlerde sağlık personeli ile bilgi işlem personeli ortak çalışmaktadır.
1.1.1.3 Yatarak Tanı ve Tedavi Hizmeti Sunan Birimlerde Kayıt
Yataklı birimlerde tedavi gören hastaların, hastane faturaları içerisindeki oranı yüksektir. Hizmet kalemleri içerisinde ameliyat ve yoğun bakım ücretleri tutar olarak en fazladır. Devlet hastaneleri ürettikleri hizmet bedellerine tam ve zamanında kavuşabilmek için,
Ø Yatarak tedavi hizmetleri Servis, Diyaliz, Ameliyathane, Fizik Tedavi, Eczane – Ayniyat İşlemleri, Yoğun Bakım Üniteleri, Doğumhane, Sağlık Kurulu vb. hizmetleri kapsamaktadır.
Ø Hastanın yatış işlemleri usulüne uygun olarak yapılmalıdır
Ø Servisler arası nakiller kayıt altına alınmalıdır.
Ø Hastaya uygulanan her türlü tedavi tam ve zamanında kayıt edilmelidir
Ø Hastaya kullanılan tıbbi sarf ve malzeme mutlaka eksiksiz kayıt edilmelidir.
Ø Hastanın tanı ünitelerine ait raporları tam ve zamanında kayıt altına alınmalıdır.
Ø Hizmet sunumu esnasında gelir kayıp ve kaçağını önleyecek her türlü tedbiri almalıdır.
Ø Ödemeci kurum ve kuruluşlarca istenen bilgi ve belgeler usulüne uygun olarak düzenlemelidir.
Ø Ücretli hastalar taahhütnameli olarak yatırılır ve avans alınması sağlanır
Ø Hastaların taburcu işlemleri eksiksiz yapılmalıdır.
Ø Tedavi hizmeti bitiminde gelire konu bilgi ve belgeler eksiksiz ve zamanında tahakkuk birimine teslim edilmelidir.
Ø Yataklı servislerde kayıt işlemleri daha çok sağlık personeli tarafından yapılmaktadır.
1.1.1.4 Bilgi Girişleri Yapılırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Devlet hastanelerinde sunulan tedavi hizmetlerinin “döner sermaye gelirine” dönüşebilmesi için, tüm hastane çalışanlarına önemli görevler düşmektedir. Hastaların hastaneye ilk müracaat anından son taburcu edildikleri ana kadar takip edilmesi ve gelire konu olabilecek tüm bilgi ve belgelerin yerinde ve zamanında kayıt altına alınmaları sağlanmalıdır. Hizmet girişleri yapılırken,
Ø Hastanın kimlik bilgileri ile iletişim bilgilerinin kayıtlanmasına ve doğrulanmasına (Adrese Dayalı Nüfus Kayıt Sisteminden TC. no doğrulama-sorgulama),
Ø Hastanın sosyal güvencesi olup olmadığına ( SGK medula sisteminden),
Ø Usulüne uygun olarak hastaneye müracaat edip etmediği (Sevk belgeleri vb.),
Ø Ücretli hasta ise tedavi bedelinin kimin tarafından ve hangi şartlarda ödeneceğine,
Ø Sunulan tedavi bedelinin ödemeci kurumlarca ödenip ödenemeyeceğine (SGK medula sisteminden provizyon alınması),
Ø Bütün gelir kayıtlarının başta Sağlık Uygulama Tebliğiolmak üzere mevzuata uygunluğu gibi hususlara dikkat edilip, bu konularda tedbir alınmalıdır.
Ø Sağlık personeli de, sunmuş olduğu tedavi hizmetlerini tam ve zamanında kayıtlamalı veya bu hizmetleri kayıtlamak ve raporlamakla görevli diğer idari personele bildirmeli, idari personel de bu kayıtlamayı eksiksiz yapmalıdır. Ancak bu anlayışla ortaya çıkan hastane geliri “döner sermaye geliri” kapsamına girer. Aksi halde sunulan tedavi bedeli fatura edilemez ve hastane sunduğu tedavi hizmeti bedelini hiçbir kişi ve kurumdan talep edememe gibi bir durumla karşı karşıya kalabilir.
1.1.1.5 Tanı ve Tedavi İşlemlerinin Kayıtlamasında Hizmet Üretim Birimlerinin Rolü ve Önemi
Devlet hastanelerinde sunulan tedavi hizmetlerinin karşılığının tam olarak hastaneye dönebilmesi için çalışan bütün hastane personeline çok önemli görevler düşer. Sağlık personeli sunduğu hizmet tanımını doğru bir şekilde, istenen bilgi, belge ve raporları hazırlayarak fatura birimine ulaştırmalıdır. Bu birimde çalışan personel de doğru bir şekilde fatura işlemlerini yapmalıdır.
Bu aşamaya kadar olan gelir tahakkuk süreci, hastane personelince gerçekleştirilir. Bilgilerin tam ve doğru bir şekilde kayıt altına alınmasında temel sorumluluk, hastane personeline aittir.
1.1.1.6 Gelir Kayıtlamasında Hastane Otomasyon Ağının Rolü
Tüm sağlık kurum ve kuruluşlarında olduğu gibi, devlet hastanelerinde de sunulan tedavi hizmeti nedeniyle doğan gelirlere tam ve zamanında kavuşmanın yolu, doğru ve zamanın da bilgi kayıtlamasıdır. Bu konuda gelişen teknoloji çok yararlı ürünleri, bilgi kayıtlamasını son derece kolay, hızlı ve arşivleme yapabilme imkânları ile birlikte sunmaktadır. Hastane otomasyon sistemleri ile hem hastanenin tıbbi dokümantasyon hizmetleri yapılabilmekte hem de gelirlerin sağlıklı bir şekilde kayıt altına alınabilmesi mümkün olabilmektedir. Hastanenin her hizmet üretim birimine kadar ulaşan otomasyon ağı, bilgilerin zamanında ve doğru olarak girilmesinde büyük yarar sağlamaktadır.
Aşağıdaki Metin Kamu Hastanelerinde Denetim ve Mevzuat Açısından Faturalama Süreçleri Adlı Kitaptan Alınmıştır. Kitapla İlgili Açıklama İçin...Kitaba +90 226 812 5202 Telefon Nolu Kitapçıdan Ulaşılabilmektedir.